Ostatnio, podczas pandemii COVID, świat docenił bardziej niż kiedykolwiek funkcjonalność podpisu elektronicznego. Nie tylko takie rozwiązania upraszcza zawieranie umów, ale też przyspiesza ten proces o nawet kilka do kilkunastu dni w porównaniu do tradycyjnego podpisu i wymiany kopii fizycznych.
Zastanawiasz się nad podpisem elektronicznym? Świetnie, dzisiaj postaram się pokazać elementy, na które warto zwrócić uwagę przed wdrożeniem go do firmy.
- Użycie podpisu elektronicznego wobec kontrahentów czy może w kontaktach z instytucjami publicznymi?
Może się to wydawać bardzo proste, ale określenie celu korzystania z e-znaku powinno być całkiem problematyczne. Pytanie powinno zatem brzmieć: Czy użyjemy e-podpisu przy zawarciu umowy handlowej ze z innym przedsiębiorcą czy też chcemy móc podpisać dokumenty wobec instytucji publicznej i załatwić sprawę administracyjną.
- Standardowy podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny czy QES (Kwalifikowany Podpis Elektroniczny)?
Po udzieleniu odpowiedzi na sprawy wymienione w punkcie nr 1 łatwiej będzie wskazać, który typ odpowiada Twoim potrzebom. Na terenie UE obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które jest rozporządzeniem (UE) 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania dla transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Traktuje ono o podpisach elektronicznych, ich typach i zasad bezpieczeństwa, które poszczególny podpis musi spełnić.
Standardowy podpis elektroniczny jest tym podstawowym. Jest on dołączony do innych danych w formie elektronicznej lub logicznie powiązany z nimi i jest używany przez sygnatariusza do podpisania.
Zaawansowany podpis elektroniczny, jak wyżej, musi być jednoznacznie powiązany z sygnatariuszem, zdolny do jego identyfikacji. Również musi być tworzony za pomocą danych tworzenia podpisu elektronicznego. Posiada wyższe standardy bezpieczeństwa zapewniające identyfikację osoby podpisującej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny podpisowi odręcznemu. Kwalifikowany podpis elektroniczny w porównaniu z zaawansowanym podpisem elektronicznym, posiada kwalifikowany certyfikat i jest tworzony przez kwalifikowane urządzenie do tworzenia podpisu elektronicznego.
CIEKAWOSTKA: W Japonii istnieje pieczęć Hanko, która jest odpowiednikiem odręcznego podpisu zgodnie z lokalnymi przepisami. Jest również możliwość użycia pieczęci Hanko w formie elektronicznej i mogą one odpowiadać poziomowi zabezpieczeń QES.
- Jaka aplikacja podpisu elektronicznego?
Tak zwana wisienka na torcie. Obecnie dostawcy podpisu elektronicznego zapewniają wiele różnych rozwiązań dodatkowych do procesu podpisania elektronicznie dokumentu: aplikacje mobilne, monitorowanie zawarcia podpisów, możliwość edycji dokumentów i tak dalej. Niektóre z nich zapewniają nawet wbudowane narzędzia do zarządzania umowami, które moim zdaniem można by również rozważyć, jeśli w firmie takie rozwiązanie nie jest jeszcze wdrożone a przedsiębiorca zawiera dużą ilość umów. Oprócz tego należy dobrać, jeżeli decydujemy się na kwalifikowany podpis elektroniczny, odpowiedniego dostawcę certyfikacji takiego podpisu.
Jeżeli zastanawiasz się w jakich dokładnie sytuacjach można używać podpisu elektronicznego, jakiego rodzaju sprawdziłby się w Twojej firmie, skontaktuj się z Nami a wspólnie znajdziemy rozwiązanie!